Scegli un gestionale capace di rispondere alle esigenze del tuo studio dentistico

FACILE.net è il software gestionale per dentisti progettato e sviluppato per essere utilizzato in rete, direttamente nelle zone cliniche e amministrative, sfruttando al massimo le potenzialità dell’hardware su cui viene installato.
Il nome FACILE sintetizza la principale prerogativa che un software gestionale per gli studi odontoiatrici deve avere: l’utilizzo semplice e intuitivo.

FACILE.net è una soluzione versatile che consente la  gestione ottimale delle attività dello studio anche in presenza di personale poco esperto nell’utilizzo delle risorse digitali. 

foto schermata software facile

FUNZIONALITÁ DEL SOFTWARE

Grazie alla gestione  password della funzione profili utenti, FACILE.net,  consente di accedere alla Configurazione Personalizzata del Programma. Oltre a impostare dei limiti di accesso al software, consente di personalizzare i Profili Utente in base al ruolo, trasformandosi di fatto in un gestionale tagliato su misura sulle esigenze dello studio. La progettazione del software ha infatti tenuto conto che in base al ruolo professionisti e assistenti esprimano esigenze diverse e di conseguenza abbiamo lavorato per caratterizzare FACILE.net in base ai Singoli Utilizzatori.

La gestione delle password con FACILE.net consente la configurazione a Utente oppure a Gruppo e assicura la tracciatura puntuale di ogni attività. Mostra infatti:

  • chi ha inserito o modificato un appuntamento
  • chi ha inserito una nota
  • chi ha scaricato materiale dal magazzino
  • chi ha creato o modificato lo stato del Ciclo di Cura di un paziente
Anche la grafica e le opzioni di visualizzazione consentono la massima libertà.  

Inserimento dell’anagrafica paziente con lettore CNS in dotazione, per una registrazione dati sicura, rapida e precisa. Lettore CNS per l'inserimento dell'anagrafica pazienti di facile.net Controllo immediato del Codice Fiscale in caso di mancanza della tessera Sanitaria. Possibilità di definire i gruppi familiari per razionalizzare appuntamenti, controlli, richiami e verificare la situazione amministrativa. Proprio per i gruppi familiari si possono impostare fino a tre destinatari documenti, inviando espressamente alla persona interessata ogni documento relativo al piano di cura. Nella funzione Anagrafica è inoltre possibile censire la modalità di ingresso del paziente, ovvero specificare come l’utente è venuto a conoscenza dello studio dentistico. Un’opportunità quest’ultima, rilevante rispetto alle scelte di marketing dell’attività.

Il software gestionale FACILE.net permette la compilazione digitale della cartella clinica con il solo  mouse. È possibile caricare un protocollo clinico completo, con la sequenza degli interventi da eseguire, le possibili alternative terapeutiche e i diversi preventivi in base ad essi. Il software consente, in tal modo, di fornire al paziente un preventivo chiaro ed esauriente in ogni sua parte.

Dalla cartella clinica si può generare l’odontogramma che riflette sia la dentizione impostata che le operazioni presenti nel piano di trattamento.

odontogramma 3D

 

Nel gestionale per lo studio dentistico FACILE.net è presente un simulatore grafico o Odontogramma Grafico 3D, collegato direttamente alla scheda medica per una rappresentazione grafica della diagnosi e del piano di cura. È proprio la possibilità di creare una rappresentazione grafica del piano di cura a  facilitare la comunicazione con il paziente, al quale saranno più chiari gli interventi consigliati e i risultati attesi. Anche per questa ragione spesso il modello 3D può essere inserito nei documenti destinati al paziente. 

Le fasi operative di FACILE.net hanno come obiettivo una gestione economica più efficiente dello Studio. Consentono infatti l’attribuzione di un  valore specifico per ciascun servizio, così da determinarne la redditività in modo chiaro. La definizione del numero di sedute necessarie per un trattamento consente inoltre maggior chiarezza nella retribuzione degli operatori a seduta.

FACILE.net permette la programmazione di un Piano di Lavoro, sia per semplificare il lavoro di segreteria utile per fissare gli appuntamenti al paziente, sia per poter gestire la prossima produzione dello studio. La gestione del Piano di Lavoro, è visualizzabile sia nella scheda medica che durante la programmazione degli appuntamenti in agenda. E’ possibile programmare tra quanto tempo prendere appuntamento, l’operatore che dovrà eseguire una seduta e quanto tempo tale appuntamento dovrà durare. Piani di lavoro schermata Si possono prendere tutti gli appuntamenti già programmati o fissarne in agenda pochi alla volta, secondo le necessità e la miglior gestione per l’operatore.
FACILE.net dispone di una cartella parodontale particolarmente efficiente, configurabile in base alle esigenze:
  • 4 o 6 misurazioni per sondaggio di singolo dente
  • Valori massimi
  • Livelli di gravità espressi con colorazione semaforica
  • Attesa in ms
  • Lettura della posizione
  • Lettura del valore
  • Sanguinamento
  • Placca con tre livelli di gravità
  • Forcazioni
  • Ordinamento del sondaggio
La compilazione della cartella parodontale è semplice e intuitiva, può essere effettuata manualmente, con comando vocale o con l’ausilio della sonda parodontale FLORIDA PROBE.

FACILE.net consente di creare le prescrizioni sia per il laboratorio protesico sia per quello ortodontico, con modelli già pronti o personalizzabili. Le operazioni vengono importate direttamente dalle schede mediche. Nel rispetto della privacy è possibile sostituire l’anagrafica del paziente con un codice univoco.  

FACILE.net dispone di una scheda contabile contenente tutti i dati necessari a rendere più rapido ed efficiente il lavoro di segreteria e amministrazione:
  • Stampa Documenti
  • Stato Avanzamento Lavori
  • Dettaglio Fuori Preventivo
  • Dettaglio Alternative Terapeutiche
  • Saldi sul Totale delle Cure, sull’Ultimato e sull’Ultimato più in Corso
  • Saldo totale e Saldo del Gruppo Famiglia per coloro che hanno più cicli di cure aperti
  • Scadenze di Pagamento
  • Gestione Sconti
  • Diario clinico in ordine cronologico che riassume il piano terapeutico e contabile
  • Pagamenti per tipologia
Schermata della funzione contabile di facile.net La grafica è ottimizzata per semplificare la consultazione.

FACILE.net dispone di una modulistica preimpostata completa per la gestione delle comunicazioni nello studio odontoiatrico. Preventivi, Fuori Preventivi, Estratti Conto, Fatture in Acconto e di Saldo, Lettere e Modelli.

Il software consente la personalizzazione del modello grafico, così da rafforzare l’identità dello studio e dei contenuti, per restituire uniformità alla modalità di comunicazione.

Grazie alla funzione MEMORIA ISO tutti i documenti del paziente sono automaticamente archiviati e sempre disponibili. Due sono le modalità di archiviazione disponibili: 

  • Automatica: per i file generati dal programma (preventivi, consensi, anamnesi ecc.), con la possibilità, avvalendosi della firma grafometrica, di averli archiviati con firma del paziente.
  • Manuale: per i file esterni trascurabili all’interno della scheda del paziente oppure importabile in modo tradizionale.
    I tipi di file che si possono importare sono:
    o File .doc .docx .rtf .pdf (documenti)
    o File .xls .xlsx (fogli di lavoro stile Excel)
    o File .bmp .jpg .png (immagini)
    o File .mp3 (audio)
    o File .avi (video)
    o File .stl (impronte digitali)
Ci sono numerosi documenti che il paziente deve sottoscrivere (Anamnesi, Piano di Trattamento, Preventivo Economico, Consenso Informato).
Con la Firma Grafometrica è possibile gestire interamente in digitale, con pieno valore legale degli stessi, tutti i documenti dello Studio che necessitano di una firma da parte del paziente.

(Il KIT di Firma Grafometrica è un’ozione a pagamento).

Gli studi ubicati nella provincia di Trento, operano secondo la NUOVA DISCIPLINA DELL’ASSISTENZA ODONTOIATRICA IN PROVINCIA DI TRENTO – Legge Provinciale 22/2007.

In ragione della normativa è stato implementato un listino contenente le voci riportate nel NOMENCLATORE DELLE PRESTAZIONI DI ASSISTENZA ODONTOIATRICA – Legge Provinciale 22/2007.

È sempre possibile personalizzare e aggiungere le prestazioni non incluse nel nomenclatore, aggiungendo i trattamenti erogati in forma privatistica. Una volta realizzato il piano di trattamento, con l’inserimento dell’ICEF del paziente il sistema genera un preventivo che riporta la quota a carico del paziente e quella rimborsata dalla Regione.

Il gestionale FACILE.net consente la Gestione della Contabilità per Cassa, nel caso dei professionisti, oppure per Competenza nel caso delle Società. E’ possibile inserire il piano dei conti del commercialista dello studio. Si possono gestire i seguenti Registri:

REGISTRO VENDITE
Comprende tutte le fatture emesse dallo studio, le quali vengono registrate un modo automatico ovvero senza alcun intervento da parte dell’utente. Le fatture generate per collaborazioni esterne o per vendita di cespiti, vanno invece registrate manualmente.

REGISTRO ACQUISTI
Si registrano le fatture passive (fornitori) con la tecnica del drag & drop quindi in una modalità quasi completamente automatica.

REGISTRO CRONOLOGICO
Dove vanno indicati, in ordine di data e numerati progressivamente, tutti i componenti positivi e negativi di reddito e le movimentazioni finanziarie. Ovviamente per le fatture attive e passive, si compila automaticamente, mentre i cosiddetti movimenti generici (stipendi dipendenti, versamenti etc.) vanno inseriti manualmente.

SCADENZIARIO FORNITORI
Trattasi del Registro che raccoglie le fatture passive ancora da pagare.

SCADENZIARIO CLIENTI
Qui sono presenti le fatture di vendita ancora da incassare (per esempio le fatture a carico di convenzioni).

Tutti i Report (bilancio, stampe registri, movimenti per fornitore, clienti, sottoconto, etc.) sono esportati in Excel.

Il gestionale FACILE.net prevede una sezione magazzino completa con: 

  • Unità logistiche: per mappare con precisione l’esatta ubicazione del materiale per l’inserimento in fase di carico, è disponibile un disegno logistico che permette di inserire e definire la corretta posizione della merce.
  • Unità di scarico: la destinazione in cui il materiale verrà impiegato e utilizzato nel momento in cui verrà prelevato dal magazzino, una funzione importante a evidenziare il consumo del materiale nelle diverse unità logistiche.
  • Gruppi merceologici: la suddivisione dei materiali per natura ed utilizzo
  • Articoli: la scheda del prodotto, l’anagrafica articoli definisce livelli di scorta, ubicazione, costi d’acquisto, quantità di riordino, prezzi di vendita e altre indispensabili informazioni, utili a garantire il massimo dell’automazione, con possibilità di associazione del codice a barre per facilitare il carico e lo scarico.
  • Carico magazzino: dove si indica il fornitore, la data ed il numero del documento di trasporto (DDT) in modo da facilitare la ricerca dei carichi effettuati. 
  • Scarico magazzino: dove si indica, oltre alla quantità scaricata, anche l’unità logistica dove andrà la merce. Inoltre,
    la visualizzazione del dettaglio di carico dei prodotti avverrà in ordine di scadenza, in modo che si scarichino i lotti che scadono prima.
  • Storno magazzino: per rettificare eventuali errori commessi nelle operazioni di carico o scarico, inserire gli importi della merce acquistata se non si hanno disponibili al momento del carico. La ricerca dei movimenti avviene tramite la scelta del fornitore,
    della data e del numero del documento di trasporto.
  • Scadenze: per tenere sempre sotto controllo le scadenze dei materiali.
  • Reportistica in excel

È la sezione che consente la gestione dei costi di produzione di ogni singola operazione.  Oltre infatti alle statistiche è possibile impostare una reportistica personalizzata che esamini alcuni aspetti in particolare; è il caso di: 

  • Paziente: per anagrafiche e situazioni contabili dei pazienti
  • Paziente Varie: nuovi pazienti, modalità di acquisizione pazienti, pazienti senza contatti (ovvero senza appuntamenti e/o richiami) etc.
  • Medica: numero di operazioni effettuare o effettuate nel periodo selezionato per paziente, per operatore e per fascia di età
  • Operatori Produzione: operatori e calcolo retribuzione a percentuale o valuta
  • Pagamenti: elenco dei pagamenti effettuati ed elenco delle scadenze di pagamento
  • Richiami: pazienti con richiami relativi al periodo selezionato
  • Immagini: possibilità di ricercare immagini per data, per tipo, etc.
  • Personalizzate: creazione, da parte dell’utilizzatore, della statistica desiderata, non presente tra quelle “predefinite”

Configurabile sia per medico che per riunito o entrambi (agenda correlata in modo da fissare automaticamente l’appuntamento sia all’operatore che al riunito o all’ambulatorio dove dovrà “operare” il medico)

Per ciascuna agenda, è possibile personalizzare gli orari ed i giorni di apertura, in modo da poter pianificare, per tutto l’anno, i giorni di attività nello studio di ciascun operatore.

Per ciascun profilo utente, è possibile configurare e/o limitare l’utilizzo dell’agenda, ciascun utente potrà visualizzare solo la sua agenda oppure tutte o addirittura vederla in sola lettura, quindi senza la possibilità di apportare modifiche (impostazioni queste che deciderà il responsabile)

E’ possibile inserire i pazienti in una “Lista di attesa”, in modo che nella circostanza che si liberi uno spazio in agenda, possa essere rimpiazzato da uno di questi pazienti, suddivisi per tipologia di appuntamento e livello di urgenza.

Possibilità di visualizzazione contemporanea di tutte le agende “del giorno” degli operatori presenti in studio, visualizzazione di più giorni della stessa agenda, funzione di occultamento nomi e note di appuntamenti, lasciando visibile solo quelli del paziente selezionato. L’agenda attese di FACILE.net permette di segnalare la presenza dei pazienti in sala d’attesa, ogni singolo operatore potrà vedere solo i pazienti della sua agenda, oppure tutte le persone in sala di attesa, il loro ingresso nelle sale operative, visualizzare il tempo passato dall’ingresso del paziente in studio e, con colori differenti, visualizzare eventuali ritardi.

 

FACILE.net dispone di  un’efficiente sistema di Gestione dei Richiami per i pazienti. Tre sono le modalità di inserimento a sistema del richiamo:

1- Manuale
all’interno della scheda paziente, scegliendo data e motivo del richiamo.

2. Automatico a Fine Ciclo di Cura
Terminato il Ciclo di Cure, in automatico il sistema genera la richiesta di inserimento del richiamo.

3. Automatico con il termine di tutte le operazioni in Medica e la chiusura della prestazione  si può associare un richiamo, impostando l’intervallo di tempo a seconda delle esigenze.

FACILE.net dispone di diverse modalità di ricerca dei pazienti da richiamare o con richiamo già impostato.

FACILE.net può lavorare con diverse risoluzioni a seconda delle necessità dello studio e delle diverse zone operative.

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